Uma gestão financeira eficaz é necessária para o bom funcionamento do condomínio, afirma a DECO. Por forma a melhor consolidar os conhecimentos e otimizar essa gestão, eis 15 dicas essenciais:

1. Elaborar um orçamento

É essencial, no início de cada ano e, no final, elaborar um orçamento, no âmbito de fazer o fecho de contas, sucedido da apresentação aos condóminos.

2. Apontar estimativas

No orçamento anual, explica a DECO, têm de constar todas as estimativas, despesas, receitas e ideias consideradas relevantes para a execução do próximo ano de administração;

3. Avaliação dos gastos

Depois de encontrados todos os valores a ter em conta para o orçamento, há que avaliar alguns dos gastos fixos, de modo a ponderar a sua diminuição e equilíbrio das contas, caso seja necessário.

Por exemplo, avaliar se é melhor manter a empregada de limpeza ou contratar uma empresa para a prestação desse serviço.

4. Avaliar as condições do edifício

Esta avaliação surge para prever eventuais obras de manutenção e quantificá-las no orçamento é também uma excelente opção para depois se poder considerar um valor extra na quota.

5. Fundo Comum de Reserva 

Nunca esquecer a contribuição das quotas para o Fundo Comum de Reserva (obrigatório por lei), alerta a DECO, no âmbito do seu projeto Condomínio DECO+, o qual deve corresponder no mínimo a 10% do valor da quota estipulada.

Por exemplo, a uma quota mensal de 20 euros deverá contribuir com 2 euros para o Fundo Comum de Reserva. Ou seja, o valor mensal da quota deverá ser de 22 euros, sublinhe-se.

6. Apresentação de contas simplificada

Para uma gestão do dia a dia eficaz e uma apresentação de contas simplificada, deve organizar-se, ao longo do ano, os documentos em pastas, por categorias e numerados e fazer o seu registo. Por exemplo organizar por, produtos de limpeza, quotas, seguros, etc., em Excel, livro de registo ou software específico.

7. Mapa de quotas

Todos os meses deve elaborar-se o mapa de quotas, cobrar as mesmas e emitir os respetivos recibos. Não esquecendo também de liquidar as faturas dos fornecedores (água, luz, elevadores, etc.) e depositar as verbas cobradas.

8. Saldos excedentários

Ao longo do ano, há que rentabilizar os saldos excedentários em contas à ordem ou poupança para além de fazer uma análise das despesas bancárias, procurando alternativas mais rentáveis.

9. Movimentos financeiros

Para a DECO, é importante, sempre que possível, fazer os movimentos financeiros por transferência bancária (home banking).

10. Comparar valores

Outra preocupação habitual do administrador deve ser a de fazer uma comparação entre os valores gastos e os orçamentados por categoria. Só assim se consegue antever eventuais ‘deslizes’ no orçamento.

11. Investimentos

É desejável ter atenção aos investimentos que se faz com o numerário excedente do condomínio. Os valores que são aplicados não são do administrador, mas sim de todos os condóminos.

12. Mapas

Na reunião de fecho de contas, há que apresentar mapas percetíveis e simples. 

13. Resumo financeiro

O resumo financeiro ou balancete deve resumir por categoria de despesas e receitas os valores recebidos e gastos. Ter à mão o detalhe das respetivas despesas é uma boa ideia. Deste modo, consegue-se, facilmente, esclarecer qualquer questão colocada.

14. Cópia das contas 

De modo a facilitar a assembleia geral e evitar momentos de stresse e tensão, o administrador pode apresentar uma cópia das contas em simultâneo com a convocação da assembleia. Este gesto permite que todos tenham um contacto prévio com as contas e as respetivas justificações. Saiba aqui como convocar corretamente uma assembleia.

15. E lembre-se:

A incorreta abordagem da administração de um condomínio põe em causa o zelo do património comum, que pode levar à sua degradação, bem como à eventual ocorrência de qualquer fatalidade que o possa danificar.

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