A medida já estava consagrada no Orçamento do Estado para 2017 (OE2017) e foi agora estabelecida num despacho sobre a fixação de incentivos e outros mecanismos de estímulo à eficiência para as entidades da administração direta e indireta do Estado, já depois da publicação da portaria que estabeleceu o Sistema de Incentivos à Eficiência da Despesa Pública (SIEF).

De acordo com o despacho, os serviços devem apresentar a candidatura a estes incentivos através da internet, a qual deve especificar qual "a economia de recursos financeiros a alcançar, que terá de ser sempre igual ou superior a 50.000 euros".

Também a tutela do organismo ou do serviço no qual se insere a equipa proponente, bem como a "identificação, categoria, vencimento mensal ilíquido e unidade orgânica onde exercem funções dos trabalhadores e dirigentes incluídos na equipa responsável pela execução das medidas previstas na candidatura" devem constar do processo.

Do mesmo modo, devem ser detalhados os "resultados previstos a alcançar, com indicação de todos os custos diretos e indiretos, registos e respetivas fontes de informação, objetivos e indicadores quantificados", o plano operacional e o prazo de execução, a informação histórica da despesa associada às medidas a implementar, os indicadores de atividade com relação direta com a candidatura e respetivos resultados obtidos nos últimos três anos e, finalmente, a desagregação dos incentivos a conceder e respetiva quantificação por cada membro da equipa.

Depois de executado o projeto, a equipa responsável tem 20 dias para apresentar à Inspeção-Geral das Finanças (IGF) um relatório de execução que deve conter "a evidência do cumprimento das metas contratualizadas".

Na portaria que criou o SIEF, publicada em 01 de junho em Diário da República, foram determinadas as condições para que sejam adotadas por todos os serviços da administração direta e indireta do Estado iniciativas que gerem ganhos de eficiência sem prejuízo para a qualidade dos serviços públicos prestados.

Assim, os incentivos a atribuir podem ser financeiros ou não financeiros, sendo que os incentivos de natureza não financeira "incluem a promoção de ações de formação profissional, a criação de condições para experiências de trabalho em instituições internacionais, a promoção do recurso ao teletrabalho e a melhoria da oferta de amenidades, nomeadamente, salas de refeição e espaços sociais e de convívio, ou outros incentivos que sejam propostos na candidatura" e "são distribuídos de forma equitativa pelos membros da equipa".

Já os incentivos financeiros têm um valor anual a distribuir pela equipa de "50% do montante referente à redução de despesa validada pela IGF, até um limite anual global de 100% da massa salarial mensal da equipa responsável pela melhoria de eficiência" e são distribuídos "de forma proporcional à remuneração mensal de cada membro da equipa".