Se o indivíduo tiver acesso ao Portal das Finanças, o procedimento mais simples seria encontrar a opção para "entregar nomeação" de representante fiscal, tendo de inserir o número de identificação fiscal (NIF) da pessoa que pretende indicar.
Esta funcionalidade pode levantar dúvidas, pois implica confirmar se é para âmbito de IRS, no caso de pessoas singulares, ou IRS e IVA, se forem pessoas coletivas, isto é, empresas.
"Isso é estranho porque vai limitar a nomeação, vai 'enganar' as pessoas. Quem não tiver rendimentos vai hesitar", acredita a advogada Maria Forte Vaz, do escritório Santos, Queiroz & Forte Vaz Advogados, em declarações à agência Lusa.
Segundo a Autoridade Tributária (AT), assinalar aquela opção não implica a necessidade de declaração de rendimentos. Após confirmar a nomeação por este meio, o representante fiscal receberá em casa uma carta com um código, o qual terá de inserir no seu perfil do Portal das Finanças para completar o processo.
Todavia, devido às restrições de trabalho relacionadas com a pandemia de covid-19, o envio e entrega das cartas poderá atrasar-se.
A melhor opção, na opinião de Maria Forte Vaz, é usar o e-balcão, pois pode ser o não residente ou o representante a desencadear o processo, mas tem de anexar uma procuração com poderes para o efeito devidamente assinada e digitalizada.
Este serviço também faz parte do Portal das Finanças e depende de o utilizador ter senha de acesso ou entrar com autenticação do cartão do cidadão ou com a chave móvel digital.
A procuração pode ser uma declaração simples escrita num processador de texto, mas tem de ter todos os elementos de identificação. A vantagem é que pode incluir todos os membros do mesmo agregado familiar, incluindo menores de idade.
"Está a funcionar lindamente. Tenho feito muitos processos e consigo respostas em menos de 24 horas", referiu.
A terceira e última opção, disponível para quem não tem acesso à Internet, é o não residente ou o representante fiscal deslocar-se fisicamente a uma repartição das Finanças em Portugal, munido igualmente de uma procuração para os devidos efeitos.
Porém, por causa das medidas para travar a pandemia de covid-19, neste momento o atendimento nos serviços só é feito por agendamento.
A nomeação de representante fiscal é obrigatória para os titulares de NIF com residência fiscal noutro país, mas é opcional para aqueles residentes em países da União Europeia (UE).
A figura de representante fiscal já existe na Lei Geral Tributária desde 1998 e aplica-se a todos os titulares de NIF residentes em países terceiros, como no Brasil, mas só passou a afetar o Reino Unido devido à saída da UE.
Pode ser representante fiscal qualquer pessoa ou entidade com residência fiscal em Portugal, que passa a ser o elo de ligação entre o não residente e a AT. Fica responsável por receber e guardar correspondência relacionada com rendimentos e contribuições e comunicá-las ao não residente, mas não tem responsabilidade pelo pagamento.
Em 23 de dezembro, a oito dias do fim do período transitório pós-'Brexit', o Governo publicou um despacho declarando que "os cidadãos e pessoas coletivas que se encontrem registado na base de dados" da AT teriam seis meses, até 30 de junho, para fazer a nomeação, independentemente de terem rendimentos ou bens em Portugal.
A desobrigação de representante fiscal chegou a ser ponderada, no âmbito do sistema de notificação eletrónica na área reservada do Portal das Finanças, que entrou em vigor em 2020.
O então secretário de Estado dos Assuntos Fiscais, Fernando Rocha Andrade, revelou, durante deslocações a Londres, Macau e Luxemburgo, em 2017, que o Governo estava a preparar um regime de notificação eletrónica que permitiria aos residentes no estrangeiro prescindirem de representante fiscal.
Porém, esta medida não avançou e o Ministério das Finanças, questionado pela Lusa, não respondeu se poderá tornar-se numa realidade no futuro.
